Escopo - Visão detalhada

Conforme citado no último artigo - Escopo - Visão Geral - o termo escopo pode referir-se ao escopo do produto, serviço ou resultado como também ao escopo do projeto que é o trabalho que precisa ser realizado para entregar o escopo do produto conforme especificado.

Vamos agora detalhar os processos do gerenciamento do escopo do projeto:

5.1. Planejamento do escopo

Observando a condução de alguns projetos e principalmente com relação a projetos empresariais o escopo do projeto muitas vezes é definido antes mesmo do seu início, isto pode eventualmente revelar uma certa aparência de segurança do que pretende-se construir, mas na prática perde-se a oportunidade de analisar os fatores ambientais da empresa e os ativos de processos organizacionais, limitando, desta forma, a qualidade ou abrangência do projeto, pois muito poderia ter sido feito ou feito de uma melhor forma apenas considerando o conhecimento e fatores (infra-estrutura, capital humano, ferramentas, etc) já instalados e presente na empresa, portanto o plano de gerenciamento do escopo do projeto é uma ferramenta de planejamento que descreve como a equipe ou responsável irá definir o escopo do projeto, desenvolver a declaração do escopo detalhada do projeto, definir e desenvolver a estrutura analíticado projeto, verificar o escopo do projeto e controlar o escopo do projeto. Percebam que iniciar o projeto apenas com a consciência da idéia principal e a partir daí considerar os multiplos fatores existentes, podem potencializar o resultado e qualidade do projeto, utilizando-se de um plano que documenta as decisões de gestão e atividades para alcançar a definição mais apropriada do escopo do produto, serviço ou resultado exclusivo.

5.2. Definição do escopo

A declaração de escopo do projeto é um dos principais e essênciais momentos do projeto. Nesta definição estão detalhadas todas as entregas, necessidades e expectativas do cliente, bem como, a transformação das regras, premissas e restrições em requisitos do projeto. A definição do escopo nasce à partir do escopo preliminar que juntamente com o plano de gerencimento, termo de abertura, solicitações de mudança aprovadas e ativos de processos organizacionais compõem as entradas para a definição do escopo.

A análise é o instrumento principal da definição do escopo, seja a análise dos desejos das partes interessadas, opinião de especialistas ou análise de produtos ou serviços.

5.3. Criar EAP

A EAP - Estrutura analítica do projeto - é a visão hierarquica das entregas do projeto. De acordo com o PMBok a EAP organiza e define o escopo total do projeto, subdividindo em partes menores, mais gerenciáveis e melhor compreensíveis as entregas necessárias.

Trata-se basicamente de uma notação gráfica para representar as entregas existentes e definidas na declaração de escopo do projeto, cabe ressaltar na EAP estão presentes apenas o que será feito, uma vez que em experiências anteriores vimos empresas prestadoreas de serviços, principalmente de Tecnologia da Informação, aproveitarem a representação gráfica da EAP para indicar expectativas que estavam fora do escopo.

Abaixo apresentamos exemplo de EAP.

5.4. Verificação do escopo

A verificação do escopo refere-se à aceitação formal pelas partes interessadas das entregas do projeto finalizado, esta verificação inclui a revisão das entregas para garantir o término de cada item definido na EAP. A verificação do escopo utiliza-se da declaração de escopo do projeto, da EAP e seu dicionário, do plano de gerenciamento do escopo do projeto e é claro, das próprias entregas.

Ao sair deste processo temos certamente as entregas aceitas, as mudanças autorizadas e eventuais sugestões de correção no produto, serviço ou resultado exclusivo considerando-se que entregas previstas não foram terminadas.

5.5. Controle do escopo

O controle do escopo, ao contrário do que o nome do processo possa sugerir, refere-se ao controle ou influência sobre os fatores que podem criar mudanças no escopo do projeto, bem como o controle do impacto das mudanças.

Projetos dificilmente são finalizados sem qualquer mudança ou ação corretiva para ajustar uma entrega mal definida. A interferência de multi-fatores externos e a própria mudança de prioridades ou estratégia de negócio podem e talvez até devem modificar os projetos, mas cabe ao condutor do projeto a percepção que a mudança deve ocorrer de forma integrada a outros processos de controle do projeto, de forma que a mudança seja canalizada ao maior sucesso em relação a proposta inicial e continuidade do atendimento dos requisitos de qualidade estabelecidos.