Gerenciamento de Custos - Visão Detalhada

De acordo com o PMBok o gerenciamento de custos inclui os processo envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, possibilitando terminar o projeto
dentro do orçamento aprovado.
Alguns tipos de projetos estendem a abrangência destes processos após a finalização do projeto, visando desde respostas ao investimento até a supervisão do custo de utilização, manutenção e suporte do produto, serviço ou resultado do projeto.
Em projetos menores, com menor escopo, os processos de estimativa de custos e orçamentação podem se confundir, tornando-os um processo único, entretanto o PMBok apresenta
os processos de forma distinta pois as ferramentas e as técnicas para cada um deles são diferentes.

O leitor observador pode notar que o PMBok cita o planejamento como processo envolvido no gerenciamento de custos, na verdade o plano de gerenciamento de custos é abordado no plano de gerenciamento do projeto, onde pode-se definir, por exemplo, o nível de precisão, ou seja, custos estimados das atividades do cronograma ou a unidade de medida, sendo a mais comum para projetos de tecnologia, por exemplo, como homem-hora.

7.1. Estimativa de custos

O foco deste processo é estimar os custos prováveis dos recursos necessário para finalizar a atividade do cronograma. Muitos projetos que tenho acompanhado, inclue, de forma equivocada, apenas os custo da mão-de-obra. Creio que uma estimativa de custos deve considerar outros
fatores, como equipamento, instalações, revisão de contratos que normalmente ocorrem no final do ano, etc e ainda e mais importante a famosa gordura ou custo de contingência.

A estimativa de custos é basicamente uma aproximação que é refinada durante o ciclo de vida do projeto, considerando as possíveis causas de variação, inclusive os riscos.

7.2. Orçamentação

Aqui temos algo mais amplo, trata-se da agregação dos custos estimados de atividades do cronograma para estabelecer uma linha de base dos custos totais, visando a medição do desempenho do projeto sob o ponto de vista financeiro.

A linha de base dos custos é um orçamento dividido em fases que será medido, monitorado e controlado de uma forma geral. Podem existir projetos com mais de uma linha de base, dependendo da necessidade de controle de custos de forma separada, mas não deixa de ser uma forma de controle e monitoramento mais específico.

7.3. Controle de custos

O controle de custos do projeto identifica as causas de variação e faz parte do controle integrado de mudanças, normalmente as mudanças geram impacto financeiros nos projetos, já vi fornecedores assumindo custos a mais de mão-de-obra, mas o resultado foi diretamente na qualidade e em outros casos houve geração de riscos nas fases finais do projeto, quando o fornecedor percebeu que o gás estava no fim.

Vou transcrever abaixo as atividades previstas no PMBok para o controle de custos.
O controle de custos do projeto inclui:

- Controlar os fatores que criam mudanças na linha de base dos custos;

- Garantir que houve um acordo em relação às mudanças solicitadas;

- Monitorar as mudanças reais quando e conforme ocorrem;

- Garantir que os possíveis estouros nos custos não ultrapassam o financiamento autorizado periodicamente e no total para o projeto;

- Monitorar o desempenho de custos para detectar e compreender as variações em relação à linha de base dos custos;

- Registrar exatamente todas as mudanças adequadas em relação à linha de base dos custos;

- Evitar que mudanças incorretas, inadequadas ou não aprovadas sejam incluídas nos custos relatados ou na utilização de recursos;

- Informar as partes interessadas adequadas sobre as mudanças aprovadas;

- Agir para manter os estouros nos custos esperados dentro dos limites aceitáveis.