Gerenciamento de tempo - Visão detalhada

Na visão geral passamos rapidamente por cada processo da área de conhecimento de gestão do tempo do projeto. Lidar com tempo, estabelecer regras para seu controle, atualizar e controlar cronograma, parece-me sempre apenas uma questão de justificar atrasos, pois normalmente eles ocorrem, seja em pequenos ou grandes projetos, aliás pequenos projetos possuem grandes riscos de atraso, considerando a limitação de recursos ou acumulação de atividades.

Vamos verificar estes processos com maiores detalhes:

6.1. Definição da atividade

Para detalhar melhor este processo precisamos entender a composição da EAP. A estrutura analítica do projeto organiza e define o escopo total do projeto, nesta estrutura não é necessário decompor até o nível de atividade, mas decompomos o pacote de trabalho, que é o nível mais baixo na EAP, para gerar as atividades no cronograma, neste ponto, em tese, temos condição de estimar custo e esforço de forma confiável. O somatório das atividades do cronograma é igual ao pacote de trabalho.

Este processo gera a lista de atividades, seus atributos e marcos (representados no cronograma por atividades sem duração) planejados para serem realizados no projeto.

6.2. Sequenciamento das atividades

Este processo inclui a identificação e documentação dos relacionamentos lógicos entre as atividades do cronograma, tais relacionamentos envolvem as relações de precedência adequadas para suportar as atividades posteriores, além de antecipações e atrasos para definir com exatidão o relacionamento lógico, sendo que a antecipação permite uma aceleração da atividade sucessora e o atraso leva a um retardo da atividade sucessora.

Na saída deste processo deve-se obter um diagrama de rede do cronograma que permite uma visualização gráfica dos relacionamentos entre as atividades, controle do tempo, controle do caminho crítico entre as atividades e as atualizações na lista e atributos das atividades.

6.3. Estimativa de recursos da atividade

Neste processo ocorre a determinação dos recursos, pessoas, equipamentos e/ou materiais, as quantidades e quando cada recurso será utilizado ou estará disponível para realização das atividades. Este processo ocorre em paralelo com o processo de estimativa de custos da área de conhecimento de gerenciamento de custos.

6.4. Estimativa de duração da atividade

De acordo com o PMBok este processo usa as informações sobre escopo de trabalho da atividade do cronograma, tipos de recursos necessários, estimativas das quantidades de recursos e calendários (disponibilidade de tempo) de recursos. É importante notar que a duração da atividade está diretamente ligada a experiência da pessoa ou grupo da equipe com a natureza ou teor do conteúdo do trabalho.

Na definição da quantidade de recursos para uma atividade torna-se necessário o cuidado com a questão da eficiência, onde em alguns casos a inclusão de mais um recurso pode diminuir o tempo do trabalho, mas pode também diminuir a eficiência (considerando a menor especialização do novo recurso, por exemplo).

Vale a máxima que 9 mulheres não geram 1 filho em um mês.

6.5. Desenvolvimento do cronograma

Neste processo, além do cronograma do projeto, seus respectivos recursos necessários e calendário, temos a linha de base do cronograma. Este processo iterativo determina as datas de início e fim das atividades que permite o acompanhamento do progresso do projeto, através da revisão das estimativas de duração e recursos.

6.6. Controle do cronograma

O controle do cronograma é o processo que aponta o andamento atual do cronograma, controla os fatores que criam mudança no cronograma e determina a mudança do cronograma, acompanhando as mudanças conforme sua ocorrência. Este controle é uma parte do processo controle integrado de mudanças, portanto somente as solicitações de mudança aprovada são usadas para atualizar a linha de base do cronograma.

Uma entrada importante para o controle do cronograma são os relatórios de desempenho da execução das atividades, principalmente relacionado ao cumprimento ou não dos prazos
planejados.

Gerenciamento do Tempo - Visão Detalhada

A administração do tempo é uma competência fundamental, tanto para garantir a eficácia do trabalho como para qualidade do projeto. Os processos do PMBOK interagem pelo menos uma vez no projeto, ou se o mesmo estiver dividido em fases poderá ocorrer em uma ou mais fases do projeto.

6.1 - Definição da Atividade - Elaborado a partir do nível mais baixo da EAP, chamado de pacote de trabalho, a definição da atividade decompõe estas entregas em níveis ainda menores chamados de atividades do cronograma. Estas atividades servirão para estimativa, cronograma, execução, monitoramento e controle do projeto.

Algumas ferramentas e técnicas utilizadas neste processo são:

- Decomposição - subdivisão dos pacotes de trabalho da EAP em componentes menores chamados de atividades.

- Planejamento em ondas sucessivas - consiste em priorizar as atividades que estão em níveis mais baixos da EAP enquanto as atividades que estão em um nível relativamente mais alto são planejadas para o futuro.

- Opinião Especializada - Utilizar o skill dos componentes do projeto para definição das atividades.

6.2 - Sequenciamento de atividades - O sequenciamento de atividades permite a visualização e a documentação do relacionamento lógico das atividades do cronograma. É possível estabelecer um consenso sobre as atividades que serão realizadas, a ordem de utilização e suas dependências. Define as atividades mais importantes, as que podem ser executadas em paralelo ou que podem ser remanejadas ou até mesmo as que dependem de fatores externos como por exemplo a terceirização de pacotes de entregas.

As técnicas deste processo basicamente utilizam artifícios para determinar quais atividades podem ser atrasadas ou iniciadas no cronograma sem comprometer o fim do projeto. Exemplo: Modelo de Rede

6.3 - Estimativa de recursos da atividade - É a capacidade de determinar quem ou o quê serão os recursos, a quantidade e a disponibilidade dos mesmos. Estes recursos podem ser: pessoas, equipamentos ou material.

Segundo o PMBOK, este processo está diretamente coordenado com o processo de estimativa de custos, pois dependendo do recurso utilizado no projeto este poderá encarecê-lo ou não.

6.4 - Estimativa de duração da atividade - Segundo o PMBOK, este processo utiliza as informações do escopo do trabalho das atividades do cronograma, os tipos de recursos necessários, as estimativas das quantidades de recursos e seus calendários com as disponibilidades dos mesmos.

A estimativa da duração da atividade é considerada progressiva, pois conforme a engenharia do projeto e o trabalho de design se desenvolve, dados mais precisos e detalhados ficarão disponíveis e a exatidão das estimativas de duração aumentará.

A estimativa da duração da atividade afetará as estimativas de custo do projeto. Lembrem-se: Tempo é dinheiro!

6.5 - Desenvolvimento do Cronograma - Processo iterativo que determina as datas de início e fim do projeto. Após a aprovação do cronograma a linha de base do projeto fica estabelecida, onde poderá sofrer alterações conforme a evolução do projeto (alterações controladas pelo processo 6.6). O desenvolvimento do cronograma é composto basicamente pela analise das seqüências das atividades, suas dependências, durações e recursos requeridos.

6.6 - Controle do Cronograma - Parte integrante do controle integrado de mudanças, este processo é responsável pela determinação do andamento atual do cronograma, do controle dos fatores que criam mudanças no cronograma, da determinação que houve mudanças no cronograma e do gerenciamento das mesmas.

Havendo mudanças no cronograma, as mesmas deverão ser aprovadas e a linha de base atualizada. É importante frisar que a linha de base original deve ser mantida para comparação com as que forem sendo criadas para manter um histórico do projeto.

Gerenciamento de tempo - Visão Geral

De acordo com o PMBok o gerenciamento de tempo do projeto inclui os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo. Os processos de gerenciamento de tempo do projeto são os seguintes:

6.1. Definição da atividade

Identificação das atividades do cronograma cuja execução compõe as entregas do projeto presentes na EAP.

6.2. Sequenciamento das atividades

Identificação das dependências entre as atividades do cronograma. Atividades podem ser executadas paralelamente, mas muitas podem depender da execução de outras.

6.3. Estimativa de recursos da atividade

Estimativa do tipo e quantidade de recursos necessários para realização de cada atividade.

6.4. Estimativa de duração da atividade

Estimativa de tempo de duração de cada atividade individual do cronograma.

6.5. Desenvolvimento do cronograma

Criação do cronograma do projeto considerando-se a análise dos recursos, duração e sequência das atividades.

6.6. Controle do cronograma

Controle das mudanças no cronograma.

Independentemente de como as empresas classificam ou como os gerentes percebem a dimensão dos projetos, podemos afirmar que em projetos menores os procedimentos para criação do cronograma, bem como a definição das atividades, duração e recursos podem parecer um único processo, mas todos os processos descritos aqui de forma sucinta e introdutória são executados, portanto atenção redobrada nestes processos pois pode-se gerar cronogramas incompleto ou superficiais que podem atrapalhar a condução do projeto.

A idéia é montar o cronograma como um quebra-cabeça, dividir para conquistar.

Gerenciamento do Tempo - Visão Geral

Gerenciar o tempo significa estabelecer e seguir um planejamento previamente efetuado em cima de atividades que visam o atendimento de um objetivo comum. O gerenciamento do tempo em gerenciamento de projeto contém os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo estabelecido.

Os processos que compõe esta área de conhecimento são:
6.1 - Definição das atividades
6.2 - Sequenciamento das atividades
6.3 - Estimativa dos recursos necessários para realização das atividades
6.4 - Estimativa da duração das atividades
6.5 - Desenvolvimento das atividades
6.6 - Controle do cronograma

Apesar de alguns projetos englobarem em apenas um processo as atividades desta área de conhecimento para facilitar sua composição e gerenciamento, fica evidente que um projeto que sofreu atrasos em sua conclusão pôde ter sido mal conduzido ou mal planejado. Para evitar estes contratempos, existem várias técnicas que variam de opiniões especializadas a análises paramétricas.

Uma técnica legal que pode ser utilizada para definição das atividades é o planejamento através da EAP. Pode-se utilizar esta ferramenta que visa à entrega dos pacotes para extrair as atividades necessárias para se criar um cronograma. Como o último nível da EAP são as entregas, o nível anterior contém as atividades para entregá-las. Por isto, é muito importante criar a EAP de uma forma sequencial a fim de ganhar tempo na definição do cronograma do projeto.

Escopo - Visão detalhada

Conforme citado no último artigo - Escopo - Visão Geral - o termo escopo pode referir-se ao escopo do produto, serviço ou resultado como também ao escopo do projeto que é o trabalho que precisa ser realizado para entregar o escopo do produto conforme especificado.

Vamos agora detalhar os processos do gerenciamento do escopo do projeto:

5.1. Planejamento do escopo

Observando a condução de alguns projetos e principalmente com relação a projetos empresariais o escopo do projeto muitas vezes é definido antes mesmo do seu início, isto pode eventualmente revelar uma certa aparência de segurança do que pretende-se construir, mas na prática perde-se a oportunidade de analisar os fatores ambientais da empresa e os ativos de processos organizacionais, limitando, desta forma, a qualidade ou abrangência do projeto, pois muito poderia ter sido feito ou feito de uma melhor forma apenas considerando o conhecimento e fatores (infra-estrutura, capital humano, ferramentas, etc) já instalados e presente na empresa, portanto o plano de gerenciamento do escopo do projeto é uma ferramenta de planejamento que descreve como a equipe ou responsável irá definir o escopo do projeto, desenvolver a declaração do escopo detalhada do projeto, definir e desenvolver a estrutura analíticado projeto, verificar o escopo do projeto e controlar o escopo do projeto. Percebam que iniciar o projeto apenas com a consciência da idéia principal e a partir daí considerar os multiplos fatores existentes, podem potencializar o resultado e qualidade do projeto, utilizando-se de um plano que documenta as decisões de gestão e atividades para alcançar a definição mais apropriada do escopo do produto, serviço ou resultado exclusivo.

5.2. Definição do escopo

A declaração de escopo do projeto é um dos principais e essênciais momentos do projeto. Nesta definição estão detalhadas todas as entregas, necessidades e expectativas do cliente, bem como, a transformação das regras, premissas e restrições em requisitos do projeto. A definição do escopo nasce à partir do escopo preliminar que juntamente com o plano de gerencimento, termo de abertura, solicitações de mudança aprovadas e ativos de processos organizacionais compõem as entradas para a definição do escopo.

A análise é o instrumento principal da definição do escopo, seja a análise dos desejos das partes interessadas, opinião de especialistas ou análise de produtos ou serviços.

5.3. Criar EAP

A EAP - Estrutura analítica do projeto - é a visão hierarquica das entregas do projeto. De acordo com o PMBok a EAP organiza e define o escopo total do projeto, subdividindo em partes menores, mais gerenciáveis e melhor compreensíveis as entregas necessárias.

Trata-se basicamente de uma notação gráfica para representar as entregas existentes e definidas na declaração de escopo do projeto, cabe ressaltar na EAP estão presentes apenas o que será feito, uma vez que em experiências anteriores vimos empresas prestadoreas de serviços, principalmente de Tecnologia da Informação, aproveitarem a representação gráfica da EAP para indicar expectativas que estavam fora do escopo.

Abaixo apresentamos exemplo de EAP.

5.4. Verificação do escopo

A verificação do escopo refere-se à aceitação formal pelas partes interessadas das entregas do projeto finalizado, esta verificação inclui a revisão das entregas para garantir o término de cada item definido na EAP. A verificação do escopo utiliza-se da declaração de escopo do projeto, da EAP e seu dicionário, do plano de gerenciamento do escopo do projeto e é claro, das próprias entregas.

Ao sair deste processo temos certamente as entregas aceitas, as mudanças autorizadas e eventuais sugestões de correção no produto, serviço ou resultado exclusivo considerando-se que entregas previstas não foram terminadas.

5.5. Controle do escopo

O controle do escopo, ao contrário do que o nome do processo possa sugerir, refere-se ao controle ou influência sobre os fatores que podem criar mudanças no escopo do projeto, bem como o controle do impacto das mudanças.

Projetos dificilmente são finalizados sem qualquer mudança ou ação corretiva para ajustar uma entrega mal definida. A interferência de multi-fatores externos e a própria mudança de prioridades ou estratégia de negócio podem e talvez até devem modificar os projetos, mas cabe ao condutor do projeto a percepção que a mudança deve ocorrer de forma integrada a outros processos de controle do projeto, de forma que a mudança seja canalizada ao maior sucesso em relação a proposta inicial e continuidade do atendimento dos requisitos de qualidade estabelecidos.

Gerência de Escopo - Visão detalhada

Dando continuidade ao artigo anterior sobre a área de conhecimento Gerenciamento do Escopo, seguem abaixo os processos que fazem parte desta área:

5.1 - Planejamento do Escopo

O plano de gerenciamento de escopo é uma ferramenta onde contém instruções à equipe do projeto para desenvolver os trabalhos necessários para compor o seu escopo.

Este processo influencia diretamente no sucesso de todo o projeto, pois se o seu gerente não souber balancear o trabalho que será empregado corretamente, ele poderá utilizar técnicas, metodologias e procedimentos em um projeto que não necessitará de tamanho aparato.

5.2 - Definição do Escopo

Elaborada a partir da declaração preliminar do escopo, onde contém as principais entregas, premissas e restrições do projeto, este processo contém informações relevantes sobre o que será feito. As necessidades, desejos e expectativas são analisadas e convertidas em requisitos detalhados que podem ser referenciados neste documento ou até mesmo, fazer parte dele. A equipe do projeto utilizará ferramentas para identificar estas necessidades utilizando-se de opiniões especializadas, análise de produtos, identificação de alternativas para alcançar o objetivo esperado e principalmente as entrevistas e análise dos stakeholders.

5.3 - Criar a EAP

A EAP ou Estrutura Analítica do Projeto, também conhecida como WBS, que em português significa Work Breakdown Structure, subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis até o nível das entregas do projeto. Através da EAP teremos a noção do tamanho do projeto, pois saberemos as atividades necessárias para entregar todos os deliverables.

Esta ferramenta é muito útil, pois de uma forma didática e bastante fácil de ser entendido por todos, demonstra as atividades que serão realizadas para produzir o resultado esperado. É muito utilizado em apresentações para que as partes interessadas tenham a noção da complexidade do projeto e até mesmo o entendimento do mesmo.

5.4 - Verificação do Escopo

Processo feito praticamente em paralelo com o controle de qualidade, tendo como objetivo a formalização das entregas do projeto. Estes dois processos podem se confundir, mas fica claro que o controle de qualidade serve para verificar se os requisitos foram alcançados, entretanto a verificação do escopo confere apenas as entregas do trabalho efetuado. No ato da entrega, as partes interessadas verificam se elas estão de acordo com a descrição do requisito do produto e formaliza o seu aceite conforme o critério de aceitação do produto constante no planejamento do escopo.

5.5 - Controle do Escopo

Este processo cuida das inevitáveis mudanças nos projetos. Digo inevitáveis, pois apesar de não possuir nenhum dado estatístico contundente, acredito que os projetos em sua grande maioria sofrem mudanças ao longo de sua trajetória. Estas mudanças são controladas através de ferramentas e procedimentos que avaliarão o impacto no prazo e custo do projeto. Elas devem ser aprovadas pelo seu patrocinador e os demais processos de controle deverão sofrer alterações por possuírem integração entre eles.

Escopo - Visao Geral

De acordo com o PMBok o gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário para terminar o projeto com sucesso, portanto trata-se das definições e controles do que está e do que não está incluído no projeto. Dentro do projeto o termo escopo pode referir-se ao escopo do produto, serviço ou resultado ou escopo do projeto, sendo:
- Escopo do produto: especificacao do produto, serviço ou resultado.

- Escopo do projeto: trabalho a ser executado para entregar o produto, serviço ou resultado especificado.

Processos usados para gerenciar o escopo do projeto:

5.1. Planejamento do escopo

5.2. Definicao do escopo

5.3. Criar EAP (estrutura analitica do projeto)

5.4. Verificação do escopo

5.5. Controle do escopo

A declaração do escopo detalhada, a EAP e o dicionário da EAP ligados a declaração, constituem a linha de base do escopo do projeto.

No próximo artigo vamos detalhar os processos desta área de conhecimento. Bom dia!

Escopo - Visão Geral

Quando se fala de Escopo, é focado especialmente o trabalho que será feito para concluir o projeto em questão. O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso. É muito importante descrever o que não será entregue para evitar expectativas por parte do cliente, pois este gerenciamento trata da definição e controle do que está e do que não está descrito no projeto.

Os processos que compõe esta área de conhecimento são:

5.1 - Planejamento do Escopo - Documenta como o escopo do projeto será definido, verificado e controlado e como a EAP será criada e definida.

5.2 - Definição do Escopo - Define o que será feito baseado nos requisitos do cliente.

5.3 - Criar EAP - Subdivisão das principais entregas e trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.

5.4 - Verificação do Escopo - Formalização da aceitação das entregas do projeto concluídas.

5.5 - Controle do Escopo - Controle das mudanças no escopo do projeto.

Quando se fala de Escopo, é bom deixar claro que existe uma diferença entre o Escopo do Projeto e do Produto.

Escopo do Projeto - define o trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. Segundo o PMBOK, o término do escopo do projeto é medido em relação ao plano de gerenciamento do projeto, à declaração do escopo do projeto e à EAP juntamente com seu dicionário associado. Em outras palavras, esta ponderação demonstra o trabalho necessário e somente ele para se concluir um projeto.

Escopo do Produto - define as características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado. Segundo o PMBOK, o término do escopo do produto é medido em relação aos requisitos do produto em questão.

A linha de base do projeto é constituída pela declaração do escopo detalhada e aprovada e pela EAP, juntamente com seu dicionário.

No próximo artigo serão abordados todos os processos desta área do conhecimento. Até lá!