Gerenciamento das Comunicações do Projeto - Visão Detalhada

Li recentemente em um artigo que foi feito uma pesquisa em algumas empresas americanas sobre o nível de comunicação dos envolvidos em um projeto e o resultado foi um tanto alarmante. Esta pesquisa foi realizada dentro de um período de 1 ano no qual mais da metade (64%) dos entrevistados não sabiam dizer se seus projetos estavam dentro ou fora do orçamento planejado e 44% não souberam informar se seu projeto terminaria ou não dentro do prazo. O mais impressionante é que alguns gerentes de projeto se enquadravam dentro desta estatística.

O PMBOK descreve alguns processos de comunicação para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada a fim evitar desinformações e ruídos entre as partes interessadas no projeto.

10.1 - Planejamento das comunicações

Determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas definindo uma maneira adequada para sua disseminação. Através deste processo teremos a definição de quem envia e recebe a mensagem, como e quando ela será transmitida e de que forma ela será apresentada.

O planejamento das comunicações geralmente é feito no início do projeto, mas revisto constantemente durante sua condução para garantir sua aplicação de forma eficaz. O gerente do projeto deve levar em conta as restrições e as premissas impostas, pois limitará suas ações na condução da comunicação do projeto. Os fatores ambientais podem ser um agente influenciador neste processo e o gerente do projeto deverá ter um jogo de cintura para não prejudicar a comunicação com as partes interessadas.

Seguem abaixo as ferramentas utilizadas neste processo:

1 - Análise dos requisitos das comunicações - Define quais comunicações serão enviadas às partes interessadas através de uma análise do valor destas informações. Trata de uma espécie de filtro para garantir o envio de informações que contribuam para o sucesso do projeto.

O gerente do projeto pode definir um indicador de complexidade de comunicação (número de canais ou caminhos possíveis de comunicação) dentro de um projeto utilizando a seguinte fórmula:

n(n-1)/2 onde n significa "número das partes interessadas"

De posse deste valor o gerente determina quem se comunicará com quem e quem receberá as informações. O gerente utilizará de organogramas, responsabilidades dos integrantes do projeto, logística etc.

2 - Tecnologia das comunicações - Metodologia utilizada para disponibilizar as informações do projeto. Pode ser via e-mail ou um sistema específico.

Como resultado do processo de Planejamento das Comunicações podemos destacar como saída: os requisitos de comunicação das partes interessadas, as informações que serão comunicadas, inclusive o formato e nível de detalhes, a pessoa ou os grupos que receberão as informações e o glossário da terminologia comum.

10.2 - Distribuição das informações

Este processo envolve colocar as informações à disposição das partes interessadas no projeto no momento oportuno. De fato, este processo implementa tudo que foi planejado no processo 10.1 - Planejamento das comunicações.

As habilidades de comunicações devem ser exploradas para que as informações sejam passadas e entendidas pelo receptor, garantindo que as pessoas certas recebam as informações certas na hora certa. As informações devem estar disponíveis às partes interessadas a qualquer momento onde o PMBOK cita o sistema de coleta e recuperação de informações. Reuniões, e-mails, softwares com interfaces amigáveis podem ser meios de distribuir as informações sobre o projeto aos envolvidos. Por fim, uma ferramenta bastante útil é a coleta das lições aprendidas do projeto que servirão de base na condução de projetos futuros.

10.3 - Relatório de Desempenho

Coleta todas as informações de linha de base e distribuem as informações sobre o desempenho do projeto às partes interessadas. O relatório informa normalmente sobre escopo, cronograma, custo e qualidade. Alguns projetos exigem informações sobre risco e aquisições.

Podem ser utilizadas ferramentas para apresentação do desempenho (relatórios, power point), coleta e compilação das informações sobre o desempenho, reuniões de avaliação do andamento, sistema de relatório de horas gastas no projeto e sistema de relatório de custos.

A saída deste processo pode afetar o projeto como um todo e ações corretivas ou até mesmo mudanças solicitadas poderão ocorrer neste momento.

10.4 - Gerenciar as Partes Interessadas

Como o seu nome sugere, ele gerencia as partes interessadas a fim de satisfazer suas necessidades de informações sobre o projeto. Em geral, o gerente do projeto é o responsável por este processo.

Os métodos de comunicação levantados no processo de planejamento do item 10.1 serão utilizados durante o gerenciamento das partes interessadas.

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Registrar os problemas enfrentados pode ser uma boa ferramenta para resolução futura. Como saída teremos os problemas resolvidos, as solicitações de mudanças aprovadas, as ações corretivas aprovadas e as atualizações, se houverem, no plano de gerenciamento do projeto e no documento das lições aprendidas.

Gerenciamento das Comunicações do Projeto - Visão Geral

A comunicação humana vem evoluindo ao longo de sua própria história. Isto é comprovado quando vivenciamos descobertas feitas por arqueólogos acerca das pinturas feitas nas cavernas como as existentes nas grutas de Lascaux na França. A pelo menos 400 mil anos o homem primata não possuía o centro da fala desenvolvido e a forma de comunicação era por gestos ou pinturas nas cavernas, mas seus ancestrais desenvolveram o lado esquerdo do cérebro, denominado área de Broca que é a área responsável pela fala, permitindo que a comunicação humana fosse mais efetivamente compreendida.
Nos dias de hoje, podemos imaginar que a comunicação ficou mais fácil devido a tantos artefatos: fisiológicos (fala ou expressões corporais ...) ou tecnológicos (Internet, telefones celulares ...). De fato ficou, mas será que a interpretação das informações que emitimos ou recebemos está correta?

Para se estabelecer uma comunicação é necessário que alguns fatores existam conforme ilustrado na figura abaixo:

Esta figura demonstra a comunicação entre duas pessoas onde a mensagem é passada e é reconhecida através da sinalização do recebimento da mensagem. Isto não significa um ato de concordância com ela. A outra ação é a resposta à mensagem original, que significa que o receptor entendeu a mensagem, decodificou e respondeu logo em seguida. Neste modelo podemos concluir o significado dos termos abaixo relacionados:

Codificar: Traduzir mensagens ou idéias para uma linguagem que seja entendida

Mensagem: Saída da codificação

Meio físico: O método usado para transmitir a mensagem, no caso do exemplo da figura foi utilizado o telefone.

Ruído: Tudo que interfere na transmissão e no entendimento da mensagem. A distância é um exemplo.

Decodificar: Traduzir a mensagem de volta para pensamentos ou idéias significativos.

Em projetos, a comunicação utilizada deve minimizar ao máximo os ruídos a fim de evitar problemas com a equipe e as partes interessadas. Se eu me reporto de forma inadequada ao cliente, mesmo sendo para avisar sobre o andamento do projeto que está em dia, o feedback pode não ser dos melhores. Para evitar vários problemas desta natureza, o PMBOK descreve alguns processos que auxiliarão nesta árdua porém essencial tarefa de se comunicar:

10.1 - Planejamento das Comunicações: Determinação das necessidades de informações e comunicações das partes interessadas no projeto

10.2 - Distribuição das Informações: Colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado

10.3 - Relatório de Desempenho: Coleta e distribuição das informações sobre o desempenho. Isso inclui o relatório de andamento, medição do progresso e previsão.

10.4 - Gerenciar as Partes Interessadas: Gerenciamento das comunicações para satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas.

O PMBOK lista apenas boas práticas que auxiliarão o gerente do projeto a comunicar de forma clara e objetiva sobre o andamento de seu projeto e na liderança de sua equipe, mas lembre-se que ser um bom comunicador deve ser uma qualidade no gerente de projeto pois 80% de sua atividade restringe apenas em comunicação.

No próximo artigo listaremos todos os processos desta área de conhecimento.

Gerenciamento de Recursos Humanos - Visão detalhada

9.1 - Planejamento de Recursos Humanos - Determina funções, responsabilidades e relações hierárquica do projeto e cria o plano de gerenciamento de pessoal. inclui informações de como e quando os membros da equipe do projeto serão contratados ou mobilizados, os critérios para sua liberação do projeto, a identificação das necessidades de treinamento, os planos de reconhecimento e premiação, as considerações sobre conformidade, os problemas de segurança e o impacto do plano de gerenciamento de pessoal na organização.

Ao se planejar quais Recursos Humanos farão parte da equipe deve se levar em consideração o relacionamento interpessoal dos seus componentes, o conhecimento técnico e sua aplicabilidade no projeto, o ambiente físico no qual a equipe se instalará, quais organizações ou departamentos serão envolvidos e a famosa política (ou politicagem dos integrantes) que poderá influenciar o projeto de forma positiva ou negativa. Existem restrições que devem ser levadas em conta, como por exemplo a estrutura organizacional da empresa (Funcional, Matricial ou por Projetos), acordos com os integrantes da equipe e restrição orçamentária que pode afetar a contratação de novos recursos ou promoção de treinamentos, viagens, etc.

As ferramentas que auxiliarão neste processo são as descritas a seguir:

1 - Organograma e descrições de cargos - Documenta as responsabilidades dos membros da equipe onde o participante do projeto terá o real entendimento de seu trabalho e função evitando ambigüidade quanto ao proprietário de cada pacote de trabalho.

Dentre eles podemos citar os seguintes:

Gráfico de Hierarquia - Existem dois:
- ORG - Organizado de acordo com os departamentos, as unidades ou as equipes existentes de uma organização. Lembra uma WBS, mas é importante não confundir, porém abaixo de cada departamento, equipe ou unidade são listados as atividades ou pacotes de entregas.
- EAR - Estrutura Analítica dos Recursos - Decompõe o projeto por tipos de recursos sendo possível descobrir onde cada recurso está alocado no projeto. Pode ser útil para acompanhamento de custos do projeto.

Gráficos matriciais ou Matrizes de Responsabilidades - Ilustra as conexões existentes entre um trabalho que precisa ser realizado e membros da equipe do projeto.

Outra forma de utilizar as descrições dos cargos são os formatos orientados a texto ou citações feitas no plano de gerenciamento de projeto.

2 - Network - relacionamento informal entre membros ou partes interessadas que pode incluir um almoço ou uma conferência.

3 - Teoria organizacional - Contém informações sobre o modo de comportamento das pessoas da equipe.

9.2 - Contratar ou mobilizar a equipe do projeto - É a obtenção dos recursos humanos necessários para terminar o projeto. O gerente do projeto contará com a disponibilidade dos recursos, suas experiências, conhecimento técnicos e interesses em participar no projeto. Em alguns casos os membros da equipe já são pré-desiguinados. O gerente do projeto deverá ter habilidade para negociar os recursos com um gerente funcional ou um outro gerente de projeto, para que ele tenha o recurso no período planejado. Caso não haja pessoas qualificadas para compor a equipe, o gerente do projeto poderá contratar recursos externos por meio de consultoria para garantir a qualidade e as entregas do projeto.

9.3 - Desenvolver a equipe do projeto - Tem o intuito de melhorar a competência e a interação de membros da equipe do projeto. Inclui as habilidades interpessoais que são capazes de aumentar a cooperação entre os membros da equipe e reduzir eventuais problemas causados por eles.

O capital humano é extremamente valioso se utilizado de forma eficaz. Oferecer treinamentos pode ajudar bastante a desenvolver as competências da equipe reduzindo em muito a entrega do projeto e aumentando significamente a qualidade do produto. Uma forma muito bacana de manter os ânimos e buscar a excelência do produto é oferecer o reconhecimento através de premiações.

9.4 - Gerenciar a equipe do projeto - Envolve o acompanhamento do desempenho de membros da equipe, o fornecimento de feedback, a resolução de problemas e a coordenação de mudanças para melhorar o desempenho do projeto. A equipe de gerenciamento do projeto fica responsável pela análise da equipe em relação ao andamento do projeto e caso necessário atualiza o plano de gerenciamento de pessoal e os problemas que ocorrerem são corrigidos devidamente. Gerenciar a equipe do projeto envolve a observação de conversas, as avaliações de desempenho do projeto, o gerenciamento de conflitos e o registro de problemas.

Por fim, reflitamos sobre duas frases à respeito do capital humano na empresa. A primeira frase foi dita por Henry Ford no auge da revolução automobilística. A segunda foi dita em 1992 pelo autor de vários livros sobre administração e recursos humanos, Idalberto Chiavenato:

"O que eu quero é um bom par de mãos, infelizmente tenho que levá-las com uma pessoa presa a elas" (Henry Ford)

"No mundo complexo e competitivo de hoje, a escolha das pessoas certas se torna vital para o funcionamento da empresa. Pessoas bem selecionadas e bem posicionadas não somente contribuem para o adequado funcionamento da empresa como também constituem um significativo potencial para futuras substituições" (Idalberto Chiavenato)