Gerenciamento da Qualidade - Visão Detalhada

O gerenciamento da qualidade do projeto deve abordar o gerenciamento do projeto e do produto do projeto. De forma independente do resultado especifico de um projeto, todos os processos de qualidade são abordados, mas existem medidas e técnicas especificas de qualidade do produto, serviço ou resultado exclusivo, portanto qualidade é aplicável tanto no processo de condução do projeto quanto na medição da qualidade do resultado.

O gerenciamento do projeto considera a satisfação do cliente, prevenção, responsabilidade da gerência e melhoria contínua. O custo de prevenção de erros é baixo se comparado com o custo da correção, mas o responsável pelo projeto deve fornecer à equipe todo aparato necessário para execução das atividades com a qualidade planejada.

8.1. Planejamento da qualidade

De acordo com o PMBok o planejamento da qualidade envolve a identificação dos padrões de qualidade relevantes para o projeto e a determinação de como satisfazê-los. Haverá, portanto, qualidade no resultado do projeto se os padrões de qualidade forem satisfeitos durante o desenvolvimento do projeto.

Das ferramentas e técnicas para o planejamento da qualidade podemos destacar análises de custo-benefício, comparação direta com outros projetos e custo da qualidade.

- Análise de custo-benefício: maior produtividade, menor custo e maior satisfação das partes interessadas.

- Comparação ou benchmarking: comparação de práticas de outros projetos.

- Custo da qualidade: custos totais pelo investimento na prevenção de não conformidade com os requisitos, avaliação em relação à conformidade com os requisitos e retrabalho (forma de eliminar resultados insatisfatórios).

8.2. Realizar a garantia da qualidade

Realização das atividades de qualidade previstas no planejamento para garantir que o projeto irá empregar todos os processos necessários para atender aos requisitos estabelecidos.

Das ferramentas e técnicas para realização da qualidade vamos destacar as Auditorias da qualidade que trata-se de uma análise estruturada e independente (visão ou conhecimento não viciado sobre o projeto) para determinar se as atividades estão de acordo com ativos de processos organizacionais, normas, políticas e procedimentos da empresa.

8.3. Realizar o controle da qualidade

Monitoramento de resultados específicos do projeto em relação com os padrões relevantes de qualidade, bem como a identificação de maneiras de eliminar as causas de resultados insatisfatórios.

Para realizar o controle da qualidade a equipe de gerenciamento de projetos deve conhecer os seguintes termos:

- Prevenção e inspeção: manter os erros fora do desenvolvimento e afastados das mãos do cliente.

- Amostragem: de atributos - relacionados à exatidão - e de variáveis - classificação considerando-se uma escala contínua que mede o grau de conformidade.

- Causas especiais e causas comuns: que vai desde eventos incomuns até variações normais do processo.

- Tolerâncias e limites de controle: aceitação do resultado desde que esteja dentro de intervalos especificos de segurança ou dentro dos limites de controle.

Leitor, não deixe de aprofundar seus estudos das ferramentas e técnicas dos processos de gerenciamento da qualidade. Aqui estamos resumindo nossos estudos, mas o assunto é importante e precisa de bastante leitura e prática para entendimento.

Gerenciamento da Qualidade - Visão Geral

A qualidade depende de 2 fatores fundamentais: A qualidade do projeto e a qualidade do produto, serviço ou resultado exclusivo. Ainda assim é difícil garantir qualidade sem considerar a visão ou percepção de qualidade do cliente. Normalmente, um produto com qualidade traz associado manuais claros e completos ou durabilidade ou alta performance em seu funcionamento, estes são apenas alguns exemplos que direcionam os resultados ou produtos
aos melhores indicadores de qualidade.

De acordo com o PMBok os processos de gerenciamento da qualidade do projeto incluem todas as atividades da organização executora que determinam as responsabilidades, os objetivos e as políticas de qualidade, de modo que o projeto atenda às necessidades que motivaram sua realização, ou seja, qualidade do processo de criação e qualidade final.

Os processos de gerenciamento da qualidade do projeto são os seguintes:

8.1. Planejamento da qualidade – identificação e determinação de como satisfazer os padrões de qualidade.

8.2. Realizar a garantia da qualidade – aplicação das atividades de qualidade planejadas.

8.3. Realizar o controle da qualidade – monitoramento de resultados específicos do projeto.

Portanto temos que planejar a qualidade, identificando e determinando padrões, realizar a qualidade, executando as atividades planejadas e controlar os resultados com foco na qualidade.

A execução do planejado não sai caro...

Gerenciamento de Recursos Humanos - Visão Geral

O gerenciamento de recursos humanos inclui os processos que organizam e gerenciam o capital humano que estão alocados exclusivamente para o término do projeto. Estes recursos possuem funções e responsabilidades exclusivas, mas participam em grande parte do planejamento e tomada de decisões do projeto.

A equipe principal do projeto, também conhecida como líder ou executiva, é responsável pelo planejamento, controle e encerramento do projeto. Ela é um subconjunto da equipe do projeto. O patrocinador ou sponsor trabalha junto com toda a equipe para auxiliá-la quanto ao escopo, esclarecendo dúvidas, tratando de questões financeiras e exercendo a sua influência para favorecer o projeto.

Conforme cita o PMBOK, os processos do gerenciamento de recursos humanos podem influenciar noutros processos alterando seu escopo e exigindo do gerente um replanejamento. Por exemplo, algumas experiências e/ou habilidades de recursos contratados após o início do projeto podem alterar o cronograma estimado inicialmente para mais ou para menos. Isto acarretará numa mudança significativa no cronograma do projeto e para isto o gerente deverá saber ajustá-lo contando com o apoio do patrocinador e das partes interessadas.

O gerente do projeto deve ter uma relação muito estreita quanto à forma de lidar com sua equipe e as partes interessadas. O ânimo de todos pode ser afetado de forma positiva ou negativa. Para evitar que o projeto comece com todo o gás e termine como um tremendo fracasso por conta dos ânimos em baixa, o gerente do projeto deverá se preocupar em manter todos os envolvidos a par dos acontecimentos, mantendo uma boa comunicação à medida do possível. O gerente do projeto deve ser um grande motivador para que a peteca da equipe não caia em nenhum instante. Em uma equipe existem pessoas que querem contribuir, provar seu trabalho e usar suas habilidades e capacidade em busca da auto-realização. Isto é provado na Pirâmide de Maslow.

Um outro fator que pode representar um risco para o projeto é a organização funcional da empresa, pois a requisição de recursos humanos provenientes de outras áreas pode ser agravada devido à hierarquia existente dentro da corporação. Não estamos tratando aqui se este tipo de estrutura é bom ou ruim, mas sim descrevendo que ela pode representar um risco para os projetos quanto à alocação de recursos provenientes de áreas em que o gerente não exerce influência direta sobre elas. O gerente do projeto terá pouca ou nenhuma autoridade oficial e os liderados serão fieis apenas ao seu gerente funcional.

Gerenciamento da Qualidade - Visão Detalhada

Os processos da Qualidade visam garantir que os requisitos do cliente sejam atendidos conforme suas expectativas. Eles interagem entre si e também com outros processos nas outras áreas de conhecimento.

8.1 - Planejamento da Qualidade

Parte integrante do grupo de processos Planejamento e do Plano de Gerenciamento do Projeto, este processo envolve a identificação dos padrões de qualidade relevantes para o projeto e a determinação de como satisfazê-los.

Ao se planejar a qualidade é importante analisar o custo-benefício que ela terá para com o projeto como um todo, pois será possível evitar retrabalho e garantir a satisfação do cliente. Buscar alternativas utilizadas em outros projetos pode ser uma boa idéia além de economizar um tempo nesta fase.

Como resultado deste processo teremos as seguintes entregas:

- atualizações no plano de gerenciamento do projeto.

- um plano do gerenciamento da qualidade onde conterá informações para a equipe do projeto buscar orientações que garantirão o atendimento dos requisitos e a satisfação do cliente.

- métricas de qualidade que fixarão as formas de atendimento das atividades e os seus resultados para que eles possam ser medidos de uma forma bem transparente e didática.

- Plano de melhoria no processo - consiste no mapeamento dos processos atuais para que sejam identificados falhas ou trabalhos desnecessários.

- por fim, é criada uma linha de base da qualidade para que seja possível medir o desempenho da qualidade do projeto como um todo.

8.2 - Realizar a garantia da qualidade

A garantia da qualidade é a aplicação de atividades de qualidade planejadas e sistemáticas para garantir que o projeto irá empregar todos os processos necessários para atender aos requisitos. Em outras palavras, este processo é responsável pela supervisão das atividades de garantia da qualidade e pela melhoria contínua de todos os processos a fim de chegar a níveis elevados de eficiência e eficácia.

No campo da supervisão, poderão ser realizadas auditorias (internas ou externas) para constatar eventuais anomalias nos processos do projeto que podem "atrapalhar" de uma certa forma o seu andamento. Como resultado da auditoria, poderemos ter ações corretivas, reparos ou ações preventivas mediante aprovação das partes interessadas.

Já no campo das melhorias podemos destacar a Análise do Processo, que visa melhorias no ponto de vista organizacional e técnico. Esta análise examina problemas sofridos, restrições sofridas e atividades sem nenhum valor agregado identificadas durante a operação do processo.

8.3 - Realizar o Controle da Qualidade

Atividade responsável pelo monitoramento de atividades específicas do projeto a fim de determinar se eles estão de acordo com os padrões relevantes de qualidade e a identificação de maneiras de eliminar as causas dos resultados insatisfatórios.

O PMBOK deixa claro alguns conceitos relevantes deste processo para que seja possível realizar uma análise estatística da qualidade do projeto conforme descrito abaixo:

- Prevenção - manter os erros fora do processo
- Inspeção - manter os erros afastados das mãos do cliente

- Amostragem de atributos - o resultado está de acordo ou não
- Amostragem de variáveis - o resultado é classificado em uma escala contínua que mede o grau de conformidade

- Causas especiais - eventos incomuns
- Causas comuns ou aleatórias - variação normal do processo

- Tolerâncias - o resultado será aceitável se ficar dentro do intervalo especificado pela tolerância
- Limites de Controle - o processo estará sob controle se o resultado estiver dentro dos limites de controle.

Este processo contém várias ferramentas de controle, contudo será abordada neste artigo apenas a sua aplicabilidade e não os seus funcionamentos.

1 - Diagrama de causa e efeito - Conhecido também como diagrama espinha de peixe, ele demonstra como possíveis fatores podem estar relacionados com possíveis problemas ou efeitos. Para utilizar esta ferramenta eficazmente, o gerente do projeto pode reunir sua equipe e realizar um brainstorm em busca de problemas que estão atrapalhando o projeto. Inicialmente são enumerados os defeitos e posteriormente as possíveis causas.

2 - Gráficos de Controle - Visam determinar se um processo é ou não estável ou tem desempenho previsível. Com ele é possível avaliar se as alterações em um processo ineficiente e ineficaz obtiveram desempenho desejável pelas partes interessadas.

Esta ferramenta é muito utilizada por agências reguladoras (INMETRO por exemplo). Através deste gráfico é possível analisar se existem diferenças entre a quantidade de mililitros contidos dentro de uma garrafa de refrigerante de um lote para um posterior dentro dos limites pré-estabelecidos. Isto evita que o consumidor possa ser lesado.

Já em projetos, esta ferramenta pode ser utilizada para avaliar se o desempenho do custo ou prazo do projeto está dentro dos limites aceitáveis. Uma outra forma é verificar se a quantidade de erros proveniente de testes esteja de acordo com o limite aceitável pelas partes interessadas.

3 - Elaboração de Fluxogramas - Ajudam a analisar como os problemas ocorrem desde o seu início até o fim do processo.

4 - Histograma - Esta ferramenta ajuda a identificar a causa de problemas em um processo pela forma e amplitude da distribuição.

5 - Diagrama de Pareto - Conhecido como a técnica dos 80/20, que diz que 80% dos problemas se devem a 20% das causas

Outras técnicas que podem ser utilizadas são:

6 - Gráfico de execução
7 - Diagrama de dispersão
8 - Amostragem estatística
9 - Inspeção
10 - Revisão de reparo de defeito

Gerenciamento da Qualidade - Visão Geral

Segundo a American Society for Quality, o conceito de qualidade se traduz em: “o grau até o qual um conjunto de características inerentes satisfaz as necessidades”.

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Alcançar a qualidade do projeto e do produto do projeto está relacionada com o ato de satisfazer o cliente com entregas que se aproximam ao máximo dos requisitos descritos, atingindo as expectativas das partes interessadas do projeto.

Alguns conceitos são importantes destacar:

- Gerenciamento da Qualidade do Projeto: Pode ser aplicado a vários projetos, independente da natureza do produto.

- Gerenciamento da Qualidade do Produto: Aplicado especificamente ao produto em questão que vão de produtos de software a uma máquina de fazer garrafas de refrigerantes.

- Grau alto ou baixo: Relacionado às características técnicas do produto do projeto. Um software de grau alto pode conter vários recursos enquanto um de grau inferior possui menos recursos ao usuário.

- Qualidade alta ou baixa: Relacionado com a quantidade de defeitos do produto do projeto ou a qualidade das informações do produto para o cliente (manual).

- Precisão: homogeneidade de medições repetidas que são agrupadas com pouca dispersão.

- Exatidão: correção com que o valor medido se aproxima do valor real.

A preocupação com a qualidade do produto do projeto deve ser vista de uma maneira muito especial por todas as partes interessadas. Reduzir os custos e o tempo para estes processos podem trazer grandes dores-de-cabeça num futuro muito próximo. Recentemente, a Mattel que é uma fabricante de brinquedos reconhecida mundialmente, anunciou um recall de 850 mil brinquedos em todo o mundo. Isto causará um prejuízo de aproximadamente 30 milhões de dólares neste ano. No PMBOK é falado em "prevenção de inspeção" que diz que o custo de prevenção de erros em geral é muito menor que o custo de corrigi-los. Talvez se a Mattel tivesse feito sua lição de casa, não passaria por este grave problema relatado.

Gerenciamento de Custos - Visão Detalhada

De acordo com o PMBok o gerenciamento de custos inclui os processo envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, possibilitando terminar o projeto
dentro do orçamento aprovado.
Alguns tipos de projetos estendem a abrangência destes processos após a finalização do projeto, visando desde respostas ao investimento até a supervisão do custo de utilização, manutenção e suporte do produto, serviço ou resultado do projeto.
Em projetos menores, com menor escopo, os processos de estimativa de custos e orçamentação podem se confundir, tornando-os um processo único, entretanto o PMBok apresenta
os processos de forma distinta pois as ferramentas e as técnicas para cada um deles são diferentes.

O leitor observador pode notar que o PMBok cita o planejamento como processo envolvido no gerenciamento de custos, na verdade o plano de gerenciamento de custos é abordado no plano de gerenciamento do projeto, onde pode-se definir, por exemplo, o nível de precisão, ou seja, custos estimados das atividades do cronograma ou a unidade de medida, sendo a mais comum para projetos de tecnologia, por exemplo, como homem-hora.

7.1. Estimativa de custos

O foco deste processo é estimar os custos prováveis dos recursos necessário para finalizar a atividade do cronograma. Muitos projetos que tenho acompanhado, inclue, de forma equivocada, apenas os custo da mão-de-obra. Creio que uma estimativa de custos deve considerar outros
fatores, como equipamento, instalações, revisão de contratos que normalmente ocorrem no final do ano, etc e ainda e mais importante a famosa gordura ou custo de contingência.

A estimativa de custos é basicamente uma aproximação que é refinada durante o ciclo de vida do projeto, considerando as possíveis causas de variação, inclusive os riscos.

7.2. Orçamentação

Aqui temos algo mais amplo, trata-se da agregação dos custos estimados de atividades do cronograma para estabelecer uma linha de base dos custos totais, visando a medição do desempenho do projeto sob o ponto de vista financeiro.

A linha de base dos custos é um orçamento dividido em fases que será medido, monitorado e controlado de uma forma geral. Podem existir projetos com mais de uma linha de base, dependendo da necessidade de controle de custos de forma separada, mas não deixa de ser uma forma de controle e monitoramento mais específico.

7.3. Controle de custos

O controle de custos do projeto identifica as causas de variação e faz parte do controle integrado de mudanças, normalmente as mudanças geram impacto financeiros nos projetos, já vi fornecedores assumindo custos a mais de mão-de-obra, mas o resultado foi diretamente na qualidade e em outros casos houve geração de riscos nas fases finais do projeto, quando o fornecedor percebeu que o gás estava no fim.

Vou transcrever abaixo as atividades previstas no PMBok para o controle de custos.
O controle de custos do projeto inclui:

- Controlar os fatores que criam mudanças na linha de base dos custos;

- Garantir que houve um acordo em relação às mudanças solicitadas;

- Monitorar as mudanças reais quando e conforme ocorrem;

- Garantir que os possíveis estouros nos custos não ultrapassam o financiamento autorizado periodicamente e no total para o projeto;

- Monitorar o desempenho de custos para detectar e compreender as variações em relação à linha de base dos custos;

- Registrar exatamente todas as mudanças adequadas em relação à linha de base dos custos;

- Evitar que mudanças incorretas, inadequadas ou não aprovadas sejam incluídas nos custos relatados ou na utilização de recursos;

- Informar as partes interessadas adequadas sobre as mudanças aprovadas;

- Agir para manter os estouros nos custos esperados dentro dos limites aceitáveis.

Gerenciamento de Custos - Visão Detalhada

Dando continuidade ao artigo anterior sobre gerenciamento de custos do projeto, segue abaixo uma descrição dos processos que fazem parte desta área de conhecimento:

7.1 - Estimativa de Custos

É a capacidade de estimar o custo das atividades do cronograma de uma forma mais assertiva. Ela poderá se beneficiar do refinamento durante o andamento do projeto através do ciclo de vida do projeto.

Todos os recursos que serão usados no projeto deverão ser considerados por atividade, sejam recursos humanos, materiais ou variantes do mercado financeiro, como por exemplo a projeção de inflação medida para o período do projeto. Segundo o PMBOK, a estimativa de custos de uma atividade do cronograma é uma avaliação quantitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para terminar a atividade do cronograma.

Poderão ser utilizadas nesta fase informações sobre custos de produtos semelhantes existentes no mercado além dos valores de recursos humanos e materiais a serem utilizados. Informações sobre projetos anteriores também servem de base para estimar o custo do projeto atual, mas em alguns casos poderá ocasionar uma imprecisão no resultado esperado onde o gerente do projeto deverá ter a sensibilidade necessária para utilizar deste artifício.

A provisão para contingência do projeto é chamada de análise de reserva e é necessária para prevenir as mudanças não planejadas no projeto. Este orçamento não faz parte da linha de base do custo e normalmente é alocada a atividades sem duração no projeto.

7.2 - Orçamentação

Agregação dos custos estimados de atividades do cronograma individuais ou pacote de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos totais para a medição do desempenho do projeto.

Pode ser efetuada uma análise de reservas de contingência para eventuais mudanças no projeto que podem ser verificadas no registro de riscos do projeto. Estas reservas não fazem parte da linha de base do custo do projeto, mas estão incluídas no seu orçamento aprovado, porém o gerente deve ter cautela quando utilizá-la.

Modelos matemáticos podem e são utilizados em projetos para prever os seus custos totais. Um exemplo comum em software é contar pontos de função. Estes modelos são chamados de Estimativa Paramétrica. Algumas organizações limitam o valor do projeto sendo que o gerente deverá ajustar o cronograma para reconciliar os seus valores.

O resultado da orçamentação será a linha de base do custo dividido por fases, para medir, monitorar e controlar o desempenho dos custos totais do projeto. Mudanças solicitadas, atualizações no plano de gerenciamento e financiamento do projeto são outros resultados deste processo.

7.3 - Controle de Custos

Busca as causas das variações positivas e negativas do projeto e são quantificadas através da análise de medição do desempenho. Através desta ferramenta é possível determinar a causa da variação e caso necessário, realizar ações corretivas no projeto. A técnica do valor agregado que é uma ferramenta muito útil e baseia-se na linha de base do custo do projeto, é usada para comparar o desempenho planejado ao desempenho real.

Gerenciamento de Custos do Projeto - Visão Geral

Você já quiz fazer uma reforma qualquer onde imaginou gastar uma quantia de dinheiro, mas no final das contas acabou gastando um pouco mais do que o esperado? Você já pensou no retorno que esta reforma lhe trará, ou seja, qual o benefício financeiro ou qualidade de vida você irá adquirir? Se em algum momento este texto lhe pareceu um tanto familiar, você intuitivamente utilizou os processos do gerenciamento de custo de um projeto.

Segundo o PMBOK, o gerenciamento de custos de um projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.

Vamos então pensar numa reforma do banheiro de casa. Inicialmente, iremos estimar o custo desta reforma: mão-de-obra, materiais, etc. Algumas técnicas podem ser empregadas, como consultar o preço de materiais ou mão-de-obra na Internet, empresas especializadas ou perguntar para um parente ou amigo que fez uma reforma semelhante.

Agora que temos uma estimativa de custo de nossa reforma iremos agregar o valor estimado das atividades e estabelecer uma linha de base do custo do projeto. Isto servirá de base para controlarmos as mudanças que poderão ocorrer durante a reforma do banheiro. (mudanças que ocorrerão certamente por exigência da esposa xarope!).

Lembre-se que um previnido vale por dois, portanto não esqueça que este valor poderá variar. Tente determinar esta variação e assegure que o dinheiro disponível será suficiente para concluir sua reforma. Controle o seu projeto!

Gerenciamento de custos - Visão Geral

Este grupo de processos refere-se ao planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos envolvidos nos procedimentos que possibilitam terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.

Os processos de gerenciamento desta área de conhecimento incluem:

7.1. Estimativa de custos

Valor aproximado dos custos dos recursos necessários para finalizar as atividades planejadas no projeto.

7.2. Orçamentação

Agrupamento dos custos de atividades únicas ou pacotes de trabalho para estabelecimento de uma linha de base de custos.

7.3. Controle de custos

Controle dos múltiplos fatores que criam variações de custos e controle de mudanças no orçamento do projeto.