Gerenciamento da Qualidade - Visão Geral

Segundo a American Society for Quality, o conceito de qualidade se traduz em: “o grau até o qual um conjunto de características inerentes satisfaz as necessidades”.

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Alcançar a qualidade do projeto e do produto do projeto está relacionada com o ato de satisfazer o cliente com entregas que se aproximam ao máximo dos requisitos descritos, atingindo as expectativas das partes interessadas do projeto.

Alguns conceitos são importantes destacar:

- Gerenciamento da Qualidade do Projeto: Pode ser aplicado a vários projetos, independente da natureza do produto.

- Gerenciamento da Qualidade do Produto: Aplicado especificamente ao produto em questão que vão de produtos de software a uma máquina de fazer garrafas de refrigerantes.

- Grau alto ou baixo: Relacionado às características técnicas do produto do projeto. Um software de grau alto pode conter vários recursos enquanto um de grau inferior possui menos recursos ao usuário.

- Qualidade alta ou baixa: Relacionado com a quantidade de defeitos do produto do projeto ou a qualidade das informações do produto para o cliente (manual).

- Precisão: homogeneidade de medições repetidas que são agrupadas com pouca dispersão.

- Exatidão: correção com que o valor medido se aproxima do valor real.

A preocupação com a qualidade do produto do projeto deve ser vista de uma maneira muito especial por todas as partes interessadas. Reduzir os custos e o tempo para estes processos podem trazer grandes dores-de-cabeça num futuro muito próximo. Recentemente, a Mattel que é uma fabricante de brinquedos reconhecida mundialmente, anunciou um recall de 850 mil brinquedos em todo o mundo. Isto causará um prejuízo de aproximadamente 30 milhões de dólares neste ano. No PMBOK é falado em "prevenção de inspeção" que diz que o custo de prevenção de erros em geral é muito menor que o custo de corrigi-los. Talvez se a Mattel tivesse feito sua lição de casa, não passaria por este grave problema relatado.

Gerenciamento de Custos - Visão Detalhada

De acordo com o PMBok o gerenciamento de custos inclui os processo envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, possibilitando terminar o projeto
dentro do orçamento aprovado.
Alguns tipos de projetos estendem a abrangência destes processos após a finalização do projeto, visando desde respostas ao investimento até a supervisão do custo de utilização, manutenção e suporte do produto, serviço ou resultado do projeto.
Em projetos menores, com menor escopo, os processos de estimativa de custos e orçamentação podem se confundir, tornando-os um processo único, entretanto o PMBok apresenta
os processos de forma distinta pois as ferramentas e as técnicas para cada um deles são diferentes.

O leitor observador pode notar que o PMBok cita o planejamento como processo envolvido no gerenciamento de custos, na verdade o plano de gerenciamento de custos é abordado no plano de gerenciamento do projeto, onde pode-se definir, por exemplo, o nível de precisão, ou seja, custos estimados das atividades do cronograma ou a unidade de medida, sendo a mais comum para projetos de tecnologia, por exemplo, como homem-hora.

7.1. Estimativa de custos

O foco deste processo é estimar os custos prováveis dos recursos necessário para finalizar a atividade do cronograma. Muitos projetos que tenho acompanhado, inclue, de forma equivocada, apenas os custo da mão-de-obra. Creio que uma estimativa de custos deve considerar outros
fatores, como equipamento, instalações, revisão de contratos que normalmente ocorrem no final do ano, etc e ainda e mais importante a famosa gordura ou custo de contingência.

A estimativa de custos é basicamente uma aproximação que é refinada durante o ciclo de vida do projeto, considerando as possíveis causas de variação, inclusive os riscos.

7.2. Orçamentação

Aqui temos algo mais amplo, trata-se da agregação dos custos estimados de atividades do cronograma para estabelecer uma linha de base dos custos totais, visando a medição do desempenho do projeto sob o ponto de vista financeiro.

A linha de base dos custos é um orçamento dividido em fases que será medido, monitorado e controlado de uma forma geral. Podem existir projetos com mais de uma linha de base, dependendo da necessidade de controle de custos de forma separada, mas não deixa de ser uma forma de controle e monitoramento mais específico.

7.3. Controle de custos

O controle de custos do projeto identifica as causas de variação e faz parte do controle integrado de mudanças, normalmente as mudanças geram impacto financeiros nos projetos, já vi fornecedores assumindo custos a mais de mão-de-obra, mas o resultado foi diretamente na qualidade e em outros casos houve geração de riscos nas fases finais do projeto, quando o fornecedor percebeu que o gás estava no fim.

Vou transcrever abaixo as atividades previstas no PMBok para o controle de custos.
O controle de custos do projeto inclui:

- Controlar os fatores que criam mudanças na linha de base dos custos;

- Garantir que houve um acordo em relação às mudanças solicitadas;

- Monitorar as mudanças reais quando e conforme ocorrem;

- Garantir que os possíveis estouros nos custos não ultrapassam o financiamento autorizado periodicamente e no total para o projeto;

- Monitorar o desempenho de custos para detectar e compreender as variações em relação à linha de base dos custos;

- Registrar exatamente todas as mudanças adequadas em relação à linha de base dos custos;

- Evitar que mudanças incorretas, inadequadas ou não aprovadas sejam incluídas nos custos relatados ou na utilização de recursos;

- Informar as partes interessadas adequadas sobre as mudanças aprovadas;

- Agir para manter os estouros nos custos esperados dentro dos limites aceitáveis.

Gerenciamento de Custos - Visão Detalhada

Dando continuidade ao artigo anterior sobre gerenciamento de custos do projeto, segue abaixo uma descrição dos processos que fazem parte desta área de conhecimento:

7.1 - Estimativa de Custos

É a capacidade de estimar o custo das atividades do cronograma de uma forma mais assertiva. Ela poderá se beneficiar do refinamento durante o andamento do projeto através do ciclo de vida do projeto.

Todos os recursos que serão usados no projeto deverão ser considerados por atividade, sejam recursos humanos, materiais ou variantes do mercado financeiro, como por exemplo a projeção de inflação medida para o período do projeto. Segundo o PMBOK, a estimativa de custos de uma atividade do cronograma é uma avaliação quantitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para terminar a atividade do cronograma.

Poderão ser utilizadas nesta fase informações sobre custos de produtos semelhantes existentes no mercado além dos valores de recursos humanos e materiais a serem utilizados. Informações sobre projetos anteriores também servem de base para estimar o custo do projeto atual, mas em alguns casos poderá ocasionar uma imprecisão no resultado esperado onde o gerente do projeto deverá ter a sensibilidade necessária para utilizar deste artifício.

A provisão para contingência do projeto é chamada de análise de reserva e é necessária para prevenir as mudanças não planejadas no projeto. Este orçamento não faz parte da linha de base do custo e normalmente é alocada a atividades sem duração no projeto.

7.2 - Orçamentação

Agregação dos custos estimados de atividades do cronograma individuais ou pacote de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos totais para a medição do desempenho do projeto.

Pode ser efetuada uma análise de reservas de contingência para eventuais mudanças no projeto que podem ser verificadas no registro de riscos do projeto. Estas reservas não fazem parte da linha de base do custo do projeto, mas estão incluídas no seu orçamento aprovado, porém o gerente deve ter cautela quando utilizá-la.

Modelos matemáticos podem e são utilizados em projetos para prever os seus custos totais. Um exemplo comum em software é contar pontos de função. Estes modelos são chamados de Estimativa Paramétrica. Algumas organizações limitam o valor do projeto sendo que o gerente deverá ajustar o cronograma para reconciliar os seus valores.

O resultado da orçamentação será a linha de base do custo dividido por fases, para medir, monitorar e controlar o desempenho dos custos totais do projeto. Mudanças solicitadas, atualizações no plano de gerenciamento e financiamento do projeto são outros resultados deste processo.

7.3 - Controle de Custos

Busca as causas das variações positivas e negativas do projeto e são quantificadas através da análise de medição do desempenho. Através desta ferramenta é possível determinar a causa da variação e caso necessário, realizar ações corretivas no projeto. A técnica do valor agregado que é uma ferramenta muito útil e baseia-se na linha de base do custo do projeto, é usada para comparar o desempenho planejado ao desempenho real.

Gerenciamento de Custos do Projeto - Visão Geral

Você já quiz fazer uma reforma qualquer onde imaginou gastar uma quantia de dinheiro, mas no final das contas acabou gastando um pouco mais do que o esperado? Você já pensou no retorno que esta reforma lhe trará, ou seja, qual o benefício financeiro ou qualidade de vida você irá adquirir? Se em algum momento este texto lhe pareceu um tanto familiar, você intuitivamente utilizou os processos do gerenciamento de custo de um projeto.

Segundo o PMBOK, o gerenciamento de custos de um projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.

Vamos então pensar numa reforma do banheiro de casa. Inicialmente, iremos estimar o custo desta reforma: mão-de-obra, materiais, etc. Algumas técnicas podem ser empregadas, como consultar o preço de materiais ou mão-de-obra na Internet, empresas especializadas ou perguntar para um parente ou amigo que fez uma reforma semelhante.

Agora que temos uma estimativa de custo de nossa reforma iremos agregar o valor estimado das atividades e estabelecer uma linha de base do custo do projeto. Isto servirá de base para controlarmos as mudanças que poderão ocorrer durante a reforma do banheiro. (mudanças que ocorrerão certamente por exigência da esposa xarope!).

Lembre-se que um previnido vale por dois, portanto não esqueça que este valor poderá variar. Tente determinar esta variação e assegure que o dinheiro disponível será suficiente para concluir sua reforma. Controle o seu projeto!

Gerenciamento de custos - Visão Geral

Este grupo de processos refere-se ao planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos envolvidos nos procedimentos que possibilitam terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.

Os processos de gerenciamento desta área de conhecimento incluem:

7.1. Estimativa de custos

Valor aproximado dos custos dos recursos necessários para finalizar as atividades planejadas no projeto.

7.2. Orçamentação

Agrupamento dos custos de atividades únicas ou pacotes de trabalho para estabelecimento de uma linha de base de custos.

7.3. Controle de custos

Controle dos múltiplos fatores que criam variações de custos e controle de mudanças no orçamento do projeto.

Gerenciamento de tempo - Visão detalhada

Na visão geral passamos rapidamente por cada processo da área de conhecimento de gestão do tempo do projeto. Lidar com tempo, estabelecer regras para seu controle, atualizar e controlar cronograma, parece-me sempre apenas uma questão de justificar atrasos, pois normalmente eles ocorrem, seja em pequenos ou grandes projetos, aliás pequenos projetos possuem grandes riscos de atraso, considerando a limitação de recursos ou acumulação de atividades.

Vamos verificar estes processos com maiores detalhes:

6.1. Definição da atividade

Para detalhar melhor este processo precisamos entender a composição da EAP. A estrutura analítica do projeto organiza e define o escopo total do projeto, nesta estrutura não é necessário decompor até o nível de atividade, mas decompomos o pacote de trabalho, que é o nível mais baixo na EAP, para gerar as atividades no cronograma, neste ponto, em tese, temos condição de estimar custo e esforço de forma confiável. O somatório das atividades do cronograma é igual ao pacote de trabalho.

Este processo gera a lista de atividades, seus atributos e marcos (representados no cronograma por atividades sem duração) planejados para serem realizados no projeto.

6.2. Sequenciamento das atividades

Este processo inclui a identificação e documentação dos relacionamentos lógicos entre as atividades do cronograma, tais relacionamentos envolvem as relações de precedência adequadas para suportar as atividades posteriores, além de antecipações e atrasos para definir com exatidão o relacionamento lógico, sendo que a antecipação permite uma aceleração da atividade sucessora e o atraso leva a um retardo da atividade sucessora.

Na saída deste processo deve-se obter um diagrama de rede do cronograma que permite uma visualização gráfica dos relacionamentos entre as atividades, controle do tempo, controle do caminho crítico entre as atividades e as atualizações na lista e atributos das atividades.

6.3. Estimativa de recursos da atividade

Neste processo ocorre a determinação dos recursos, pessoas, equipamentos e/ou materiais, as quantidades e quando cada recurso será utilizado ou estará disponível para realização das atividades. Este processo ocorre em paralelo com o processo de estimativa de custos da área de conhecimento de gerenciamento de custos.

6.4. Estimativa de duração da atividade

De acordo com o PMBok este processo usa as informações sobre escopo de trabalho da atividade do cronograma, tipos de recursos necessários, estimativas das quantidades de recursos e calendários (disponibilidade de tempo) de recursos. É importante notar que a duração da atividade está diretamente ligada a experiência da pessoa ou grupo da equipe com a natureza ou teor do conteúdo do trabalho.

Na definição da quantidade de recursos para uma atividade torna-se necessário o cuidado com a questão da eficiência, onde em alguns casos a inclusão de mais um recurso pode diminuir o tempo do trabalho, mas pode também diminuir a eficiência (considerando a menor especialização do novo recurso, por exemplo).

Vale a máxima que 9 mulheres não geram 1 filho em um mês.

6.5. Desenvolvimento do cronograma

Neste processo, além do cronograma do projeto, seus respectivos recursos necessários e calendário, temos a linha de base do cronograma. Este processo iterativo determina as datas de início e fim das atividades que permite o acompanhamento do progresso do projeto, através da revisão das estimativas de duração e recursos.

6.6. Controle do cronograma

O controle do cronograma é o processo que aponta o andamento atual do cronograma, controla os fatores que criam mudança no cronograma e determina a mudança do cronograma, acompanhando as mudanças conforme sua ocorrência. Este controle é uma parte do processo controle integrado de mudanças, portanto somente as solicitações de mudança aprovada são usadas para atualizar a linha de base do cronograma.

Uma entrada importante para o controle do cronograma são os relatórios de desempenho da execução das atividades, principalmente relacionado ao cumprimento ou não dos prazos
planejados.

Gerenciamento do Tempo - Visão Detalhada

A administração do tempo é uma competência fundamental, tanto para garantir a eficácia do trabalho como para qualidade do projeto. Os processos do PMBOK interagem pelo menos uma vez no projeto, ou se o mesmo estiver dividido em fases poderá ocorrer em uma ou mais fases do projeto.

6.1 - Definição da Atividade - Elaborado a partir do nível mais baixo da EAP, chamado de pacote de trabalho, a definição da atividade decompõe estas entregas em níveis ainda menores chamados de atividades do cronograma. Estas atividades servirão para estimativa, cronograma, execução, monitoramento e controle do projeto.

Algumas ferramentas e técnicas utilizadas neste processo são:

- Decomposição - subdivisão dos pacotes de trabalho da EAP em componentes menores chamados de atividades.

- Planejamento em ondas sucessivas - consiste em priorizar as atividades que estão em níveis mais baixos da EAP enquanto as atividades que estão em um nível relativamente mais alto são planejadas para o futuro.

- Opinião Especializada - Utilizar o skill dos componentes do projeto para definição das atividades.

6.2 - Sequenciamento de atividades - O sequenciamento de atividades permite a visualização e a documentação do relacionamento lógico das atividades do cronograma. É possível estabelecer um consenso sobre as atividades que serão realizadas, a ordem de utilização e suas dependências. Define as atividades mais importantes, as que podem ser executadas em paralelo ou que podem ser remanejadas ou até mesmo as que dependem de fatores externos como por exemplo a terceirização de pacotes de entregas.

As técnicas deste processo basicamente utilizam artifícios para determinar quais atividades podem ser atrasadas ou iniciadas no cronograma sem comprometer o fim do projeto. Exemplo: Modelo de Rede

6.3 - Estimativa de recursos da atividade - É a capacidade de determinar quem ou o quê serão os recursos, a quantidade e a disponibilidade dos mesmos. Estes recursos podem ser: pessoas, equipamentos ou material.

Segundo o PMBOK, este processo está diretamente coordenado com o processo de estimativa de custos, pois dependendo do recurso utilizado no projeto este poderá encarecê-lo ou não.

6.4 - Estimativa de duração da atividade - Segundo o PMBOK, este processo utiliza as informações do escopo do trabalho das atividades do cronograma, os tipos de recursos necessários, as estimativas das quantidades de recursos e seus calendários com as disponibilidades dos mesmos.

A estimativa da duração da atividade é considerada progressiva, pois conforme a engenharia do projeto e o trabalho de design se desenvolve, dados mais precisos e detalhados ficarão disponíveis e a exatidão das estimativas de duração aumentará.

A estimativa da duração da atividade afetará as estimativas de custo do projeto. Lembrem-se: Tempo é dinheiro!

6.5 - Desenvolvimento do Cronograma - Processo iterativo que determina as datas de início e fim do projeto. Após a aprovação do cronograma a linha de base do projeto fica estabelecida, onde poderá sofrer alterações conforme a evolução do projeto (alterações controladas pelo processo 6.6). O desenvolvimento do cronograma é composto basicamente pela analise das seqüências das atividades, suas dependências, durações e recursos requeridos.

6.6 - Controle do Cronograma - Parte integrante do controle integrado de mudanças, este processo é responsável pela determinação do andamento atual do cronograma, do controle dos fatores que criam mudanças no cronograma, da determinação que houve mudanças no cronograma e do gerenciamento das mesmas.

Havendo mudanças no cronograma, as mesmas deverão ser aprovadas e a linha de base atualizada. É importante frisar que a linha de base original deve ser mantida para comparação com as que forem sendo criadas para manter um histórico do projeto.