Li recentemente em um artigo que foi feito uma pesquisa em algumas empresas americanas sobre o nível de comunicação dos envolvidos em um projeto e o resultado foi um tanto alarmante. Esta pesquisa foi realizada dentro de um período de 1 ano no qual mais da metade (64%) dos entrevistados não sabiam dizer se seus projetos estavam dentro ou fora do orçamento planejado e 44% não souberam informar se seu projeto terminaria ou não dentro do prazo. O mais impressionante é que alguns gerentes de projeto se enquadravam dentro desta estatística.
O PMBOK descreve alguns processos de comunicação para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada a fim evitar desinformações e ruídos entre as partes interessadas no projeto.
10.1 - Planejamento das comunicações
Determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas definindo uma maneira adequada para sua disseminação. Através deste processo teremos a definição de quem envia e recebe a mensagem, como e quando ela será transmitida e de que forma ela será apresentada.
O planejamento das comunicações geralmente é feito no início do projeto, mas revisto constantemente durante sua condução para garantir sua aplicação de forma eficaz. O gerente do projeto deve levar em conta as restrições e as premissas impostas, pois limitará suas ações na condução da comunicação do projeto. Os fatores ambientais podem ser um agente influenciador neste processo e o gerente do projeto deverá ter um jogo de cintura para não prejudicar a comunicação com as partes interessadas.
Seguem abaixo as ferramentas utilizadas neste processo:
1 - Análise dos requisitos das comunicações - Define quais comunicações serão enviadas às partes interessadas através de uma análise do valor destas informações. Trata de uma espécie de filtro para garantir o envio de informações que contribuam para o sucesso do projeto.
O PMBOK descreve alguns processos de comunicação para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada a fim evitar desinformações e ruídos entre as partes interessadas no projeto.
10.1 - Planejamento das comunicações
Determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas definindo uma maneira adequada para sua disseminação. Através deste processo teremos a definição de quem envia e recebe a mensagem, como e quando ela será transmitida e de que forma ela será apresentada.
O planejamento das comunicações geralmente é feito no início do projeto, mas revisto constantemente durante sua condução para garantir sua aplicação de forma eficaz. O gerente do projeto deve levar em conta as restrições e as premissas impostas, pois limitará suas ações na condução da comunicação do projeto. Os fatores ambientais podem ser um agente influenciador neste processo e o gerente do projeto deverá ter um jogo de cintura para não prejudicar a comunicação com as partes interessadas.
Seguem abaixo as ferramentas utilizadas neste processo:
1 - Análise dos requisitos das comunicações - Define quais comunicações serão enviadas às partes interessadas através de uma análise do valor destas informações. Trata de uma espécie de filtro para garantir o envio de informações que contribuam para o sucesso do projeto.
O gerente do projeto pode definir um indicador de complexidade de comunicação (número de canais ou caminhos possíveis de comunicação) dentro de um projeto utilizando a seguinte fórmula:
n(n-1)/2 onde n significa "número das partes interessadas"
De posse deste valor o gerente determina quem se comunicará com quem e quem receberá as informações. O gerente utilizará de organogramas, responsabilidades dos integrantes do projeto, logística etc.
2 - Tecnologia das comunicações - Metodologia utilizada para disponibilizar as informações do projeto. Pode ser via e-mail ou um sistema específico.
Como resultado do processo de Planejamento das Comunicações podemos destacar como saída: os requisitos de comunicação das partes interessadas, as informações que serão comunicadas, inclusive o formato e nível de detalhes, a pessoa ou os grupos que receberão as informações e o glossário da terminologia comum.
10.2 - Distribuição das informações
Este processo envolve colocar as informações à disposição das partes interessadas no projeto no momento oportuno. De fato, este processo implementa tudo que foi planejado no processo 10.1 - Planejamento das comunicações.
As habilidades de comunicações devem ser exploradas para que as informações sejam passadas e entendidas pelo receptor, garantindo que as pessoas certas recebam as informações certas na hora certa. As informações devem estar disponíveis às partes interessadas a qualquer momento onde o PMBOK cita o sistema de coleta e recuperação de informações. Reuniões, e-mails, softwares com interfaces amigáveis podem ser meios de distribuir as informações sobre o projeto aos envolvidos. Por fim, uma ferramenta bastante útil é a coleta das lições aprendidas do projeto que servirão de base na condução de projetos futuros.
10.3 - Relatório de Desempenho
Coleta todas as informações de linha de base e distribuem as informações sobre o desempenho do projeto às partes interessadas. O relatório informa normalmente sobre escopo, cronograma, custo e qualidade. Alguns projetos exigem informações sobre risco e aquisições.
Podem ser utilizadas ferramentas para apresentação do desempenho (relatórios, power point), coleta e compilação das informações sobre o desempenho, reuniões de avaliação do andamento, sistema de relatório de horas gastas no projeto e sistema de relatório de custos.
A saída deste processo pode afetar o projeto como um todo e ações corretivas ou até mesmo mudanças solicitadas poderão ocorrer neste momento.
10.4 - Gerenciar as Partes Interessadas
Como o seu nome sugere, ele gerencia as partes interessadas a fim de satisfazer suas necessidades de informações sobre o projeto. Em geral, o gerente do projeto é o responsável por este processo.
Os métodos de comunicação levantados no processo de planejamento do item 10.1 serão utilizados durante o gerenciamento das partes interessadas.
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Registrar os problemas enfrentados pode ser uma boa ferramenta para resolução futura. Como saída teremos os problemas resolvidos, as solicitações de mudanças aprovadas, as ações corretivas aprovadas e as atualizações, se houverem, no plano de gerenciamento do projeto e no documento das lições aprendidas.
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