Gerenciamento das Comunicações do Projeto - Visão Geral

A comunicação humana vem evoluindo ao longo de sua própria história. Isto é comprovado quando vivenciamos descobertas feitas por arqueólogos acerca das pinturas feitas nas cavernas como as existentes nas grutas de Lascaux na França. A pelo menos 400 mil anos o homem primata não possuía o centro da fala desenvolvido e a forma de comunicação era por gestos ou pinturas nas cavernas, mas seus ancestrais desenvolveram o lado esquerdo do cérebro, denominado área de Broca que é a área responsável pela fala, permitindo que a comunicação humana fosse mais efetivamente compreendida.
Nos dias de hoje, podemos imaginar que a comunicação ficou mais fácil devido a tantos artefatos: fisiológicos (fala ou expressões corporais ...) ou tecnológicos (Internet, telefones celulares ...). De fato ficou, mas será que a interpretação das informações que emitimos ou recebemos está correta?

Para se estabelecer uma comunicação é necessário que alguns fatores existam conforme ilustrado na figura abaixo:

Esta figura demonstra a comunicação entre duas pessoas onde a mensagem é passada e é reconhecida através da sinalização do recebimento da mensagem. Isto não significa um ato de concordância com ela. A outra ação é a resposta à mensagem original, que significa que o receptor entendeu a mensagem, decodificou e respondeu logo em seguida. Neste modelo podemos concluir o significado dos termos abaixo relacionados:

Codificar: Traduzir mensagens ou idéias para uma linguagem que seja entendida

Mensagem: Saída da codificação

Meio físico: O método usado para transmitir a mensagem, no caso do exemplo da figura foi utilizado o telefone.

Ruído: Tudo que interfere na transmissão e no entendimento da mensagem. A distância é um exemplo.

Decodificar: Traduzir a mensagem de volta para pensamentos ou idéias significativos.

Em projetos, a comunicação utilizada deve minimizar ao máximo os ruídos a fim de evitar problemas com a equipe e as partes interessadas. Se eu me reporto de forma inadequada ao cliente, mesmo sendo para avisar sobre o andamento do projeto que está em dia, o feedback pode não ser dos melhores. Para evitar vários problemas desta natureza, o PMBOK descreve alguns processos que auxiliarão nesta árdua porém essencial tarefa de se comunicar:

10.1 - Planejamento das Comunicações: Determinação das necessidades de informações e comunicações das partes interessadas no projeto

10.2 - Distribuição das Informações: Colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado

10.3 - Relatório de Desempenho: Coleta e distribuição das informações sobre o desempenho. Isso inclui o relatório de andamento, medição do progresso e previsão.

10.4 - Gerenciar as Partes Interessadas: Gerenciamento das comunicações para satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas.

O PMBOK lista apenas boas práticas que auxiliarão o gerente do projeto a comunicar de forma clara e objetiva sobre o andamento de seu projeto e na liderança de sua equipe, mas lembre-se que ser um bom comunicador deve ser uma qualidade no gerente de projeto pois 80% de sua atividade restringe apenas em comunicação.

No próximo artigo listaremos todos os processos desta área de conhecimento.